home  •  logica  •  werkboek  •  diensten  •  infobronnen 

Invoeren van een  integraal kwaliteitssysteem als stuurmodel, 
als kapstok voor ontwikkeling

Allerlei maatschappelijke ontwikkelingen vragen om duidelijkheid in prestaties. In een organisatie betekent dat beheersing van de planning & control cyclus, maar ook een structuur voor integrale sturing op kwaliteit. Met sturing op kwaliteit bedoel ik hier: een gemeenschappelijk beeld van "wanneer doen we het goed, waar is dat aan af te meten, welke ontwikkelingen staan ons voor ogen en hoe werken we daaraan? 

Een integraal managementsysteem geeft antwoord op de vraag wat kwaliteit is en de manier waarop daaraan wordt gewerkt. Vanuit de logica van lef, discipline en communicatie het managementsysteem voldoen aan drie randvoorwaarden:

- wordt in onderling overleg afgesproken
- is onderworpen aan regelmatige reflexieve beschouwing
- komt voort uit interferentie van "eisen" van alle betrokken partijen, ook van buiten de organisatie

Voor het ontwerpen van een kapstok die past bij de organisatie kan gebruik gemaakt worden van een bestaand managementmodel zoals het  INK-managementmodel, of van een slimme combinatie van managementmodellen. Het INK-managementmodel  bekijkt een organisatie vanuit alle mogelijke aspecten. Het model "leeft", vooral bij overheden en in non-profit organisaties. Als positioneringsmodel heeft het zichzelf bewezen. Maar het geven van een samenhangende en gestructureerde sturing aan allerlei verbeterprojecten en beleidsontwikkelingen blijkt veel moeilijker. Vaak wordt veel energie gestoken in verbeterplannen, maar is er geen goede implementatie en onderhoudstructuur.  Door een combinatie van ISO 9001 en het INK-managementmodel kan het beste van twee modellen worden gecombineerd: de integrale benadering van het INK-model en de onderhoud- en ontwikkelstructuur van ISO 9001. Indien gewenst kan het kwaliteitssysteem gecertificeerd worden door een extern certificeringsbureau. Het kwaliteitssysteem wordt op hoofdlijnen vastgelegd in een beleidsdocument en procedures. 

Voor de verbetering van het systeem en het gebruik ervan spelen interne doorlichtingen (audits) een belangrijke rol:  informatie over "hoe doen we het nu echt". Bij deze audits kan gebruik gemaakt worden van de methode van Naturalistic Inquiry. Daarbij worden waarnemingen gekoppeld aan "wat betekent dat voor ....

Een voorbeeld van een kapstok voor ontwikkeling: 
integratie van INK-managementmodel en ISO 9001

Aanpak voor invoering:

• Onderzoek: Inventariseren van reeds bestaande elementen van een integraal kwaliteitssysteem en bepalen van de mate van kwaliteitsbewustzijn in de organisatie

• Bepalen van ambitieniveau van betrokken partijen: Wat zijn de prioriteiten? Wie zijn sleutelfiguren voor verdere ontwikkeling?

• Betrekken medewerkers: Een belangrijke meerwaarde zit in het bouwen van het systeem. Samen met alle betrokken partijen wordt bepaald wat kwaliteit is, waaraan je dat kunt afmeten en welke resultaten worden nagestreefd

• Ontwerpen van een integraal kwaliteitssysteem op maat, waarin visie, beleidsdoelen, processen en maatstaven voor verbetering worden benoemd en vastgelegd (tot nader orde)

• ordenen van bestaande documenten en werkwijzen in het integrale kwaliteitssysteem

• Gefaseerd ontwikkelen en invoeren van nieuwe elementen van het systeem

• Ontwikkelen reflectievermogen van management en medewerkers, ondermeer via training van interne auditors, uitvoeren van interne audits, reflecteren op betekenis van de uitkomsten in management reviews

• Certificeren van de (hele) organisatie door een externe instantie is een optie. 

  Download artikel:

Het idee om INK en ISO te combineren is ontstaan tijdens een project bij het Onderwijsadministratiekantoor Akros. In het artikel beschrijf ik de opzet van het systeem en de ervaringen met de invoering. 

vervolg instrumenten