Deze week ben ik, samen met collega’s, gestart met het uitnodigingsproces voor twee bijeenkomsten met een grote groep deelnemers. Voor de interactieve voorstelling Digest The Future op 22 oktober 2019 en voor de werkconferentie ‘Aandachtspunten voor Impactvol Afstuderen‘ op 4 oktober 2019. Jazeker, het gaat om een uitnodigingsPROCES, en niet om het eenmalig versturen van een uitnodiging. Ik heb daarbij veel geleerd van van de richtlijnen voor een goed uitnodigingsproces in een email van Chris Corrigan, een ervaren facilitator. Ik deel deze richtlijnen graag, voor iedereen die mensen wil uitnodigen voor (werk)bijeenkomsten:
Uitnodigen is een werkwoord: als je mensen uitnodigt voor een bijeenkomst met alleen een e-mail of poster via de management assistent, doe je niet genoeg. Je moet hen actief uitnodigen, dat wil zeggen persoonlijk contact leggen. De interactie tussen de uitnodiger en de genodigden zorgt voor verbinding met het vraagstuk en commitment voor de bijeenkomst. Al lang voordat de bijeenkomst start, begin het weven van het netwerk van belanghebbenden.
Uitnodigingen bestaan uit attractors en grenzen: het doel staat centraal als attractor (iets wat mensen aantrekt). Voorbeelden van andere attractors zijn belangrijke mensen die ook komen, een interessante locatie, een spannend programma. Je moet ook aangeven wat de grenzen zijn van de ruimte waar je mensen in uitnodigt. Dat kan door een duidelijk beeld te scheppen van wat jullie NIET gaan doen (de kaders), of van de investering die het vraagt om te komen (tijd, geld, aandacht, commitment). Peter Block zegt dat een goede uitnodiging een drempel bevat waar mensen overheen moeten willen stappen, om er zeker van te zijn dat mensen oprecht ja of nee kunnen zeggen. Een drempel kan zijn dat je als voorwaarde stelt dat deelnemers een actieve bijdrage leveren, of dat ze daadwerkelijk de hele bijeenkomst (van bijvoorbeeld een dag) aanwezig kunnen zijn, of dat je vraagt iets voor te bereiden en mee te nemen. Attractors en grenzen samen helpen de ruimte te bepalen waarin het werk kan ontstaan.
Als je mensen uitnodigt, neem je een actieve leidersrol op je. Je zult daarbij tegen allerlei emoties aanlopen, van opwinding tot angst en ongerustheid. Je staat ergens voor, vooral als je mensen uitnodigt voor iets nieuws en je zelf misschien de enige bent die de mogelijkheden voor zich ziet. Een goed uitnodigingsproces vraagt om goed leiderschap.
Uitnodigingen beantwoorden aan een urgente noodzaak: ga eerst na waarom iets nodig is en voor wie. Hoe meer een uitnodiging een brandende vraag beantwoordt, des te meer energie en focus de mensen zullen hebben in het proces en de bijeenkomst.
Tot slot, uitnodigingen zijn belichaamd: jij verstuurt ze, en je bent een lichamelijk wezen, met gedrag en gevoel. Laat zien hoe je persoonlijk betrokken bent bij het proces. Als het kan, nodig mensen dan uit op een manier dat ze je kunnen ‘zien’, bijvoorbeeld live tijdens een bijeenkomst, of met een foto of video via sociale media.
Bron: Naar een e-mail van Chris Corrigan aan het Open Space Technology-netwerk, op 25 april 2018; zie www.openspaceworld.org.