Cocreatie Meerjarenstrategie met 600 man, het kan

De ROC’s van Amsterdam en van Flevoland hebben lef. Met een kleine 600 mensen zijn ze een hele dag aan het werk geweest om bouwstenen voor de superschool in 2020 te verzamelen. Op 25 november 2015 verzamelden docenten, studenten, ondersteuners, managers en bestuurders zich in de Kromhouthal in Amsterdam. Voor een werkconferentie volgens de Future Search methode. Het hele systeem van belanghebbenden in de zaal en real time verkennen hoe een gewenste en haalbare toekomst eruit ziet. En wat daarin belangrijke mijlpalen zijn. Aanleiding was het formuleren van de Meerjarenstrategie 2016- 2020. Niet dat er grote problemen zijn, maar strategieontwikkleing is vaak een nogal abstracte exercitie met een select gezelschap. Het blijft een ver-van-mijn-bed-show voor de meeste medewerkers en studenten. Totdat je vraagt: Maar hoe ziet jouw superschool in 2020 eruit? Dan komen er beelden en concrete elementen boven. Door grote groepen stakeholders uit te nodigen bij het strategieproces krijg je betere plannen en meer betrokkenheid bij de realisatie.

Kan je met 600 man wel productief werken? Komt iedereen dan wel aan bod? Krijgen we geen vervelende situaties met negatieve opmerkingen? Komen er geen onzinnige voorstellen? Heb ik dan als directeur of bestuur nog wel controle? De manier van uitnodigen (vrijwillige deelname, zorgen voor diversiteit) en de werkwijze zorgen ervoor dat iedereen die wil zijn/haar bijdrage kan leveren. Discussie en uitwerken van beelden en activiteiten vinden plaats in kleine groepen, plenair krijgen ‘stokpaardberijders’ geen podium. Bestuur en directie geven duidelijke kaders aan en doen zelf mee. De video geeft een impressie van hoe dat eruit kan ziet.

Wat levert het dan op?  De tastbare uitkomsten zijn ondermeer een inzicht van waar men nu blij mee is en wat men jammer vindt, enkele scenario’s voor de superschool in 2020, en concrete mijlpalen en vervolgacties voor de komende jaren. Nog waardevoller zijn wellicht de ‘niet-tastbare’ uitkomsten. Meer verbinding, bewustwording van de gezamenlijke verantwoordelijkheid en onderling vertrouwen ook al ben je het niet met elkaar eens. Een ontroerend bewijs daarvan en een groot compliment vind ik in een uitspraak tijdesn de evaluatie. Van een docente, zestig plus en al lang aan de school verbonden. Ze zegt: “Dit vond ik een van de mooiste dagen uit mijn loopbaan bij de school. Omdat we voor het eerst met mensen van alle lagen uit de organisatie, docenten, directie, studenten, bij elkaar zitten en praten over wat nu een goede school maakt“.

Natuurlijk is het met 1 dag niet klaar. Deze werkconferentie is onderdeel van een groter proces richting 2020, waarin ook de stakeholders die er niet bij waren, zoals het praktijkveld, betrokken gaan worden. Natuurlijk is het geen eenvoudige klus om zo’n grote groep enthousiast en productief de hele dag aan het werk te zetten en te houden. Het vraagt veel voorbereiding en regelwerk. Samen met een begeleidingsgroep van 12 personen heb ik deze werkconferentie mogen voorbereiden en begeleiden. Daarnaast zijn voor de logistiek en media nog diverse teams druk bezig geweest. We hebben in de begeleidingsgroep ook de nodige meningsverschillen moeten oplossen. Mede door tijdsdruk en door mijn onbekendheid met de cultuur en ervaringen bij het ROC bleken er regelmatig verschillen in verwachting over de aanpak en taakverdeling. We zijn er goed uitgekomen, mooi om te merken dat je als facilitator ook blijft leren. In de evaluatie blijkt bijna iedereen heel enthousiast over de dag. En nu verder….

 

 

Twitter Linkedin
0
  Related Posts