Een veranderproces als online Toekomstfestival

Wat dacht je van een veranderproces als Toekomstfestival? En dan online? Met diverse festivalactiviteiten, met ca. 180 deelnemers op weg naar de HAN Academie Paramedische Studies als integraal centrum voor gezondheid en participatie. Een online Large Scale Intervention (LSI) met online actieonderzoek. Het was een prachtig proces met ook veel leermomenten. Daar ga ik nu meer over vertellen.

Net voor de Coronacrisis: Ontwerp van een LSI traject

Eind februari 2020 starten we met de voorbereiding van twee werkconferenties. Doel is om samen met een grote groep interne en externe belanghebbenden input te verzamelen voor het Academieplan voor de Academie Paramedische Studies (APS) van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN). In de bijeenkomsten met de voorbereidingsgroep maken we een ontwerp voor de werkconferenties als LSI in het grotere veranderproces. APS wil van goede losse eenheden op weg naar een integraal kennis- en innovatiecentrum voor gezondheid en participatie. En toen kwam Corona. Conferenties afgelast.

Omzetten van het ontwerp naar online

In april wordt duidelijk dat de conferenties zeker niet voor de zomer door kunnen gaan. Maar het Academieplan moet wel begin juli opgeleverd worden. We besluiten om te kijken wat er online haalbaar is. In de voorbereidingsgroep zegt Wienand Remkes: “Ja, maar het moet ook wel een beetje leuk zijn, zeker gezien de omstandigheden. Kunnen we er niet een speeltuin van maken of zo“. Daaruit ontstaat het idee voor een festival terrein op een interactieve website.

De website krijgt de naam MyAPS.  Op het online festivalterrein staan tenten, foodtrucks, een entree en nog zo wat zaken die je bij een festival aantreft. Het idee is dat je via een ‘entree’ (je moet eerst inloggen) in een tent komt waar je mee kunt doen aan activiteiten. Zoals een online bijeenkomst in Adobe Connect. De website dient ook als landingsplaats om informatie, nieuws en resultaten te delen.

Ontwerp van het Toekomstfestival MyAPS

We maken een ontwerp in vier fasen: Wennen en verkennen,  verdiepen van thema’s, uitwerken naar Academieplan, en dan uitvoeren en ontwikkelen. Op het planbord in mijn werkkamer maak ik een ontwerp met post-its. Dat is flexibel en zo houd ik het overzicht. Elke fase bestaat uit voorbereiding en try-out, uitvoering, oosten en delen. De cyclische opbouw van een actieonderzoek.

 

In de loop van de weken is het proces diverse keren bijgesteld. Zoals van twee themasessies van 2,5 uur naar 6 themasessies van 1 uur. In de tenten hebben we ook gewerkt met online ‘muren’ in Stormboard. Daar konden deelnemers ook buiten de sessies om reageren op een thema. Een beschrijving van het ontwerp vind je hier.

Regen en onweer verstoren soms het festival

Net als bij een fysiek festival krijgen we soms te maken met slechte omstandigheden en technische tegenslagen. Zoals:

  • De Adobe Connect omgeving in de tenten bleek te gebruiksonvriendelijk voor veel deelnemers; daarom zijn we overgestapt op MS Teams voor de bijeenkomsten
  • MS Teams is vooral ingericht voor een vaste groep van interne gebruikers, waardoor externen soms problemen hadden met toegang tot faciliteiten
  • Het online werken is kwetsbaar en vraagt nogal wat van deelnemers; als de techniek niet doet wat je wilt geeft dat veel spanning; zoals een Stormboard dat vastloopt bij het stemmen op de post-its
  • Door de Coronacrisis hadden nogal wat betrokkenen weinig tijd en energie om mee te doen in het festival.

Rapportage van de werkwijze en resultaten

Ondanks tegenslagen hebben we mooie resultaten geboekt. De figuur hieronder geeft een samenvatting van de diverse stappen en uitkomsten. De rapportage van het hele proces en de resultaten vind je hier.

Patronen van de dynamiek in ontwikkelingsproces

Het gaat om een complex vraagstuk, waar veel partijen bij betrokken zijn en veel factoren een rol spelen. In een complex vraagstuk is het vaak moeilijk om de Why, What en How goed uit elkaar te houden. Factoren beïnvloeden elkaar wederzijds, één gevolg heeft vaak meerdere oorzaken en één oorzaak heeft vaak meerdere gevolgen. Daarom heb ik getracht de samenhang van de belangrijkste factoren, zoals die naar voren komen uit alle resultaten, te vangen in vier patronen, weergegeven als een web. De figuur hierna is daar één van, de andere drie vind je in de rapportage.

Terugblik en vooruitblik

Online kan er veel meer dan ik gedacht had en we hebben mooie resultaten geboekt. Maar het haalt het toch niet bij elkaar in levende lijve ontmoeten. De techniek werkt vervreemdend voor mensen die weinig affiniteit hebben met online programma’s. Aan de andere kant is voor sommige deelnemers het in een Chat iets typen of op een post-it iets inbrengen vanuit je eigen omgeving juist makkelijker dan wanneer je in een zaaltje aan een tafel in gesprek moet. Niet iedereen is even goed gebekt. En je hoeft niet te reizen, dat scheelt tijd en moeite.

Ik ben behoorlijk volhardend geweest in dit proces, vooral doorgaan. Maar er waren momenten dat ik echt dacht dat het niet ging lukken. Een belangrijke succesfactor was het vertrouwen en support van de opdrachtgever Menno Pistorius, academiedirecteur. Hij zat in het kernteam samen met Wienand Remkes en Ineke Stijnen. We hadden een app groepje waarin we bijna 24/7 bereikbaar waren om zaken op te lossen en bij te stellen. Hele korte lijnen dus.

Ik denk met veel plezier terug aan de gesprekken met zorggebruikers Levi van Dijk en Peter Eggen. Het is goud waard om te blijven horen waar je het uiteindelijk allemaal voor doet als professionals. En ook de inbreng van de studenten van het onderzoeksteam was belangrijk. Voor het vervolg na de zomer hoop ik dat er nog meer studenten en externen mee gaan doen. De blik van buiten is essentieel voor vernieuwing. Zie ook de blog ‘Why involve strangers in strategic planning’ Hartelijk dank aan alle deelnemers!

Menu